Eres un estudiante de Ingeniería o Arquitectura Naval en busca de una carrera en proyectos?. Actualmente trabajas para un astillero como gerente de proyectos y quieres sobresalir de los demás? Actualmente trabajas para un astillero y quieres aspirar algún día a ser gerente de proyectos?. Si respondiste afirmativamente a alguna de las preguntas anteriores o te interesa el tema de proyectos, quiero contarte que existen 3 herramientas básicas de la gestión de proyectos que todas las personas de la industria naval interesadas en impulsar su carrera profesional deben conocer y manejar.

Las condiciones actuales del mercado, exigen un manejo efectivo de los proyectos navales, ya sean dentro de la industria de reparaciones o construcciones navales. Para que una empresa del sector naval se mantenga competitiva y sobresaliente, es necesario afianzar y aplicar estándares de la gerencia de proyectos a dichos proyectos. Para lograr esto, los astilleros deben contar con personal capacitado para así poder lograr los objetivos de la compañía y del cliente. Es por esto que las 3 herramientas que voy a explicar a continuación juegan un gran papel dentro de este escenario.


HERRAMIENTA #1: WBS

1.1 ¿Qué es la WBS?

La WBS (Work Breakdown Structure) o también llamada en español EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), es una herramienta de la gestión de proyectos la cual te permite descomponer el trabajo de un proyecto en partes más pequeñas y manejables, llamados Entregables. Estos Entregables son paquetes de trabajo done le puedes asignar un único responsable y de allí empezar a desglosar las actividades. (Ver Figura 1)

1.2 Historia

El concepto de la WBS o EDT fue creado por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos (DoD por sus siglas en ingles) en 1957 para apoyar el desarrollo del programa Misil Polaris[1]. El termino WBS no fue usado como tal pero el programa si descompuso el producto en categorías.

1.3 Características

La WBS o EDT se caracteriza por lo siguiente:

  • Puede tener forma de estructura organizacional o lista.
  • La WBS o EDT contiene el todo el alcance del proyecto
  • Divide el proyecto en entregables. Por ejemplo: Construcción de un barco se divide en: Casco, Sistema de Propulsión, Sistema eléctrico, Sistemas de Comunicación, Sistemas Auxiliares, Amueblamiento. A su vez, cada sistema tiene sus entregables.
  • Puede tener varios niveles de desglose siendo el nivel 1 el nombre del proyecto
  • Se debe desglosar hasta el punto en que puedas asignar un responsable y sus actividades.
  • En la WBS NUNCA se deben poner actividades, solo entregables. Las actividades se deben poner en el cronograma de trabajo.
    Por ejemplo: El entregable es Pintar la obra viva del barco y sus actividades son, lavado a presión, blasting y aplicación de pintura por capas. (Ver figura 1).

1.4 Aplicabilidad en la Industria Naval

La WBS o EDT es una herramienta que se puede aplicar muy fácilmente en proyectos de la industria Naval. La WBS o EDT se debe crear a partir de las especificaciones mencionadas en un contrato o cotización de servicios, es decir, el cliente solicita diseñar o construir o reparar un elemento o embarcación con ciertas características y de ahí se crea la WBS.

La estrategia que yo uso muy a menudo para crear WBS en proyectos navales, es dividir el proyecto en áreas o subproyectos. Si miramos el caso de la reparación o mantenimiento de un barco, la idea es dividir el barco en áreas (por ejemplo: casco, superestructura, cubierta, tanques, propulsión, timón, cuarto de máquinas, etc.) y por cada área asignar los entregables por ejemplo:

  • PROYECTO: REPARACION DE UN TANQUERO
  • AREA: Cuarto de maquinas
  • ENTREGABLES (o trabajos a realizar): Limpieza de sentina / Reparación tubería de lastre

[1] Recuperado de : https://en.wikipedia.org/wiki/Work_breakdown_structure

Reparacion de un Tanquero

1.5 Software para crear una WBS

Hay diferente software para la creación de la WBS o EDT, pero a mí me gusta recomendar los que son versiones gratis, donde todos pueden acceder y practicar, y los que estén integrados con otros softwares como por ejemplo Microsoft Project. Esos softwares son:

Software WBS


HERRAMIENTA #2: RUTA CRÍTICA

2.1 ¿Qué es Ruta Crítica?

La ruta crítica es una técnica de la gestión de proyectos que se usa a la hora de hacer un cronograma de trabajo. Esta se refiere al conjunto de actividades con mayor duración hasta el final del proyecto, determinando así el tiempo más corto para completar el proyecto. Por ejemplo, hoy te levantas y decides prepararte un desayuno que consiste en un sándwich con un jugo de naranja. Ese desayuno es tu proyecto y tienes que identificar cual es la ruta de tareas que te va a tomar más tiempo para poder desayunar. Las actividades son:

  • Sacar los ingredientes de la nevera (pan, jamón y queso)
  • Poner el jamón y queso dentro del pan
  • Calentar el sándwich
  • Servir el jugo de naranja

Estas son las actividades que debes realizar para prepárate el desayuno, ahora debes organizarlas en un orden lógico y por supuesto cada actividad tiene su duración.

Ejemplo de ruta crítica

Basados en la figura 2, podemos notar que el conjunto de actividades de mayor duración para poder desayunar son: sacar los ingredientes, preparar el sándwich y calentarlo, todo esto en un total de 4 minutos. La actividad de servir el jugo de naranja se puede hacer paralelamente a cualquiera de las otras actividades sin afectar el inicio del desayuno. Diferente caso seria, si decidiéramos servir el jugo después de calentar, lo cual nos tomaría un total de 5 minutos para poder empezar a desayunar.

2.2 Historia

La técnica de la ruta crítica, fue desarrollada en 1957 en Estados Unidos por un centro de investigación de operaciones, buscando el control y la optimización de los costos mediante la planificación y programación adecuadas de las actividades componentes del proyecto. [1]

2.3 Características

La ruta crítica se caracteriza por:

  • Es calculada por software de programación, por ejemplo Microsoft Project, Primavera P6, entre otros
  • Normalmente la ruta crítica es representada en un diagrama de Gantt con barras de color rojo.
  • Para calcular la ruta crítica es necesario saber el orden lógico de la ejecución de las actividades y asignar sus predecesoras y sucesoras.
  • Puede haber más de una ruta crítica en el proyecto, esto es definido por la secuencia lógica de las actividades y su duración.

2.4 Aplicabilidad en la Industria Naval

En la industria naval como en cualquier proyecto de otra industria, el uso de la ruta crítica es muy importante para la planificación, control y toma de decisiones. La figura 3 muestra un diagrama de red en el cual se identifica la ruta crítica en un proyecto de reparación de un barco en dique seco. Esta figura es tomada de mi libro llamado Shipyard Project Management[2]

[1] Recuperado de: https://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9todo_de_la_ruta_cr%C3%ADtica

[2] Remolina, F. (2017). Conceptos de programación – Diagrama de red [Figura]. Recuperado del Libro Shipyard Project Management

Ejemplo de ruta crítica aplicado a un proyecto de reparaciones navales

[1] Remolina, F. (2017). Conceptos de programación – Diagrama de red [Figura]. Recuperado del Libro Shipyard Project Management

2.5 Software para crear Cronogramas y Ruta Critica

En esta sección no voy a recomendar los softwares comunes y por los que debes pagar, como por ejemplo Microsoft Project o Primavera P6. Quiero recomendar los softwares gratis y con los que puedes crear tu cronograma. Además, quiero que notes que Excel no está diseñado para crear y controlar un cronograma de trabajo y que tienes otras opciones mejores.

Software para crear cronogramas y ruta critica

Links:


HERRAMIENTA #3: REGISTRO DE RIESGOS

3.1 ¿Qué es el Registro de Riesgos?

El Registro de Riesgos es una herramienta de la Gestión de Proyectos, específicamente de la gestión de riesgos, que te permite registrar, valorar y atacar los riesgos identificados en el proyecto. El Registro de Riesgos se debe utilizar desde que un proyecto inicia hasta que finaliza, puesto que los riesgos pueden aparecer en cualquier momento del proyecto y es necesario identificarlos y gestionarlos.

El registro de riesgos está basado en la identificación de los riesgos, que son eventos inciertos que pueden afectar los objetivos del proyecto de forma positiva o negativa.

3.2 Historia

El estudio de la gestión de riesgos empezó con la segunda guerra mundial. La gestión de riesgos ha sido asociada con el uso de los seguros para proteger a las personas y compañías de las perdidas asociadas con los accidentes. Otras formas de gestión de riesgos, se presentaron en los años 1950, cuando el mercado de los seguros fue percibido como muy costoso e inefectivo al momento de protegerlos en contra de los riesgos puros. En los años 1970 surgieron otros instrumentos para la gestión de riesgos que se expandieron rápidamente durante los años 1980 a medida que las compañías intensificaron una evaluación de riesgos financiera[1].

3.3 Características

El Registro de Riesgos se caracteriza por:

  • Identificar y controlar los riesgos
  • Identificar y controlar las causas de los riesgos
  • Realizar un análisis cualitativo de los riesgos
  • Usa una matriz de riesgos para valorar los riesgos basados en factores de probabilidad e impacto (Ver figura 4)
  • Identifica si un riesgo es Muy Alto, Alto, Medio, Bajo o Nulo
  • Establecer un plan de acción para atacar el riesgo
  • Asignar un responsable al plan de acción.

[1] Tomado de la página web: https://onlinelibrary.wiley.com/doi/full/10.1111/rmir.12016

Ejemplo de Matriz de Riesgos

[1] Tomado de la página web: https://onlinelibrary.wiley.com/doi/full/10.1111/rmir.12016

3.4 Aplicabilidad en la Industria Naval

El registro de riesgos es una herramienta muy útil a la hora de identificar y controlar los riesgos de un proyecto en la industria naval. Como lo mencione anteriormente, esta es una herramienta que debe estar desde el inicio de un proyecto, inclusive desde la etapa de pliegos de un contrato o preparación de cotizaciones. A veces nos olvidamos de gestionar los riesgos y los impactos que estos nos generan afectan el proyecto.

De forma muy sencilla, así debe lucir un registro de riesgos aplicado a la industria naval:

Registro de riesgos aplicado a la industria naval

3.5 Software la Gestión de Riesgos

Estos son los softwares y plantillas que se pueden usar para la gestión de riesgos en tus proyectos.

softwares y plantillas gratis para la gestión de riesgos

Links:


Conclusión

Estas son tres herramientas de la gestión de proyectos que te ayudaran sin duda alguna a impulsar tu carrera en la industria naval. Ya sea que trabajes en construcción de barcos, reparaciones navales, diseño o cualquiera de sus derivados donde se realicen proyectos, estas herramientas básicas te van ayudar a sobresalir y a tener tus proyectos organizados.

No es necesario tener el cargo de Gerente de Proyecto o Jefe de Obra para usarlas, si tú eres parte de un proyecto de seguro eres responsable de una porción de él, y a dicha porción tú le puedes aplicar estas sencillas herramientas para incrementar la probabilidad de éxito en tu trabajo.

Si quieres saber más sobre estas herramientas y muchas otras más de la gestión de proyectos, te invito a leer mi libro llamado Shipyard Project Management. Este es el primer libro publicado que trata el tema de la Gerencia de Proyectos enfocado a los astilleros navales y ha sido vendido a nivel mundial. El libro es una guía práctica que está divido en dos partes. La primera, está enfocada al uso de herramientas de la gestión de proyectos aplicado a un proyecto real llamado Queen Andrea. La segunda parte, encontraras información de cómo guiar tu desarrollo profesional a través de certificaciones, cursos y a través de las habilidades blandas.

Este es el link para obtener el libro

   


Sobre el Autor

Fernando Remolina es un entusiasta de la gerencia de proyectos y los barcos. El combina lo mejor de los dos mundos, teniendo como resultado una guía para la gerencia de proyectos de reparaciones navales. Él tiene más de 12 años en el sector naval. Fernando es especialista en Gerencia de Proyectos y cuenta con la  certificación PMP (Project Management Professional) desde el 2011. Fernando ha obtenido reconocidos premios como Project Manager of the Year 2015 y 2016 y como Influencer of the year 2017 otorgado por ProjectManagers.org

 

Para contactar al autor puedes enviar un email a: shipyardpm@gmail.com

Seguir al autor en LinkedIn: linkedin.com/in/remolinaf

 

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3 Herramientas de la Gestión de Proyectos que Impulsarán tu Carrera en la Industria Naval
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3 Herramientas de la Gestión de Proyectos que Impulsarán tu Carrera en la Industria Naval
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Las condiciones actuales del mercado, exigen un manejo efectivo de los proyectos navales, ya sean dentro de la industria de reparaciones o construcciones navales. Para que una empresa del sector naval se mantenga competitiva y sobresaliente, es necesario afianzar y aplicar estándares de la gerencia de proyectos a dichos proyectos. Para lograr esto, los astilleros deben contar con personal capacitado para así poder lograr los objetivos de la compañía y del cliente. Es por esto que las 3 herramientas que voy a explicar a continuación juegan un gran papel dentro de este escenario.
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